Budgetierung von Softwareprojekten: Echten Mehrwert und Kosten unter Kontrolle

Ein effektives Kostenmanagement ist für den Erfolg von Softwareprojekten auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt von entscheidender Bedeutung. Für viele steht der Wert eines Produkts oder einer Dienstleistung oft im Einklang mit den Kosten – je teurer, desto begehrenswerter wird es wahrgenommen. Doch das ist nicht immer der Fall.
Als Geschäftsinhaber, Geschäftsführer oder Produktverantwortlicher verstehen Sie wahrscheinlich, dass die Budgetierung ein entscheidender Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Softwareprojekts sein kann, wenn Sie die Kosten für neue Software abwägen und mit den Projektkosten hadern.
Kostenmanagement geht jedoch über das bloße Senken von Ausgaben hinaus; es ist ein strategischer Ansatz zur Maximierung der Kapitalrendite. Dennoch tauchen auf dem Weg viele Herausforderungen auf, einige davon sind:

• Budgetüberschreitungen: Aufgrund von Scope Creep oder schlechter Planung können Kosten das ursprüngliche Budget übersteigen.
• Unvorhergesehene Kosten: Wie beispielsweise notwendige Infrastruktur-Upgrades.
• Falsche Zeiteinteilung: Eine ineffiziente Nutzung der Zeit und Ressourcen der Entwickler kann die Kosten in die Höhe treiben.
• Mangelnde Kommunikation: Fehlende Abstimmung mit den Stakeholdern kann zu kostspieligen Änderungen führen.
• Vernachlässigung des Risikomanagements: Nicht identifizierte Risiken können sich zu Problemen ausweiten, die die Projektkosten erhöhen.
• Vernachlässigung der Wartungskosten: Projektbudgets konzentrieren sich oft ausschließlich auf die Entwicklungskosten und vernachlässigen langfristige Wartungsausgaben. Die Planung der laufenden Wartung stellt sicher, dass die Kosten berücksichtigt werden, und reduziert die finanzielle Belastung nach der Projektabnahme.

Es gibt keine Universallösung für jedes Problem bei der Projektbudgetierung. Mit über 13 Jahren Erfahrung in der IT-Branche hat Kiwee seine Prozesse im Kostenmanagement verfeinert und auf die Bedürfnisse von Kunden und Projekten zugeschnitten.

Der Budgetierungsprozess von Kiwee

Manchmal kommen Kunden mit breit gefassten Zielen oder einer allgemeinen Vision ihres gewünschten Produkts oder Dienstes zu uns, ohne vollständig definierte Anforderungen. Das ist völlig verständlich, da sich viele Unternehmen auf das große Ganze konzentrieren und möglicherweise nicht immer detaillierte Spezifikationen parat haben.

Die Definition detaillierter Anforderungen kann eine Herausforderung sein. Ohne sie wird eine genaue Preisschätzung schwierig. Es mag einfacher erscheinen, eine schnelle Schätzung abzugeben, doch ohne ein klares Verständnis des Projektumfangs kann dies zu ungenauen oder irreführenden Erwartungen führen.

In solchen Situationen empfehlen wir oft ein Event Storming – einen ansprechenden, kollaborativen Workshop, der hilft, spezifische Anforderungen zu klären und zu definieren. Sobald wir die Ergebnisse des Workshops haben, priorisieren und kategorisieren wir die Features mithilfe der MoSCoW-Technik, indem wir die Must-have-, Should-have-, Could-have- und Won’t-have-Features auswählen. Dies ermöglicht es uns nicht nur, uns auf das wirklich Wesentliche zu konzentrieren, sondern hilft den Kunden auch, ihr Budget auf die Features zu verteilen, die den größten Mehrwert bieten.
Mit den Must-have-Features und den detaillierten Anforderungen können wir die Budgetschätzung erstellen.
Die Projektschätzung beinhaltet eine PERT-Estimation (Program Evaluation and Review Technique), in der unser Team die für die Fertigstellung eines Projekts erforderliche Zeit bewertet und die Projektrisiken und -chancen identifiziert. Dabei werden drei Schätzungen zur Berechnung eines gewichteten Durchschnitts verwendet:

• Optimistisch (O)
• Am wahrscheinlichsten (M)
• Pessimistisch (P)

Dies liefert eine realistische Zeitschätzung, die wiederum hilft, die Projektkosten basierend auf dem definierten Umfang und der erforderlichen Teamgröße zu bestimmen.
Als nächstes erstellen wir einen Fahrplan – eine visuelle Darstellung der Funktionalitäten des Projekts unter Berücksichtigung der Schätzungen und des zugeteilten Teams. Der Fahrplan stellt die Ausrichtung auf die Projektziele und das Team sicher und hilft, klare Erwartungen zu setzen.

Nach dem Fahrplan wählt der Kunde das am besten geeignete Zahlungsmodell aus, das in der Regel von den Kundenpräferenzen, aber auch vom Projektumfang und den Risikofaktoren abhängt.
Die beiden gängigsten Zahlungsstrukturen in der Softwareentwicklung sind der Festpreis und Time and Materials (T&M). Das Festpreismodell eignet sich am besten für Projekte mit klar definierten, stabilen Anforderungen, die sich wahrscheinlich nicht ändern werden. In diesem Modell ist die Beteiligung des Kunden während der Entwicklung minimal, obwohl regelmäßige Meetings geplant sind, um ihn auf dem Laufenden zu halten und die Ausrichtung sicherzustellen.

Das T&M-Modell bietet hingegen größere Flexibilität und wird oft für komplexe oder sich weiterentwickelnde Projekte bevorzugt. Bei T&M erhalten die Kunden in regelmäßigen Abständen Arbeitsergebnisse, und die Zahlungen erfolgen zu vereinbarten Zeitpunkten (z. B. zweiwöchentlich oder monatlich). Den Rechnungen werden detaillierte Arbeitsaufzeichnungen beigefügt, um Transparenz zu wahren. Dieses Modell fördert ein häufiges Engagement des Kunden und ermöglicht kontinuierliches Feedback und eine engere Abstimmung mit dem Entwicklungsteam während des gesamten Projekts.

Sowohl die Budgetierungsschritte als auch die Zahlungsmodelle sind darauf ausgelegt, Klarheit zu schaffen und sicherzustellen, dass der Kunde und das Entwicklungsteam kollaborativ auf ein erfolgreiches Projektergebnis hinarbeiten können.
Da die erste Frage, die Kunden oft stellen, lautet: “Wie viel wird das kosten?”, besteht der Zweck des gesamten Prozesses darin, eine erste Schätzung sowohl der Zeit als auch des Budgets zu liefern. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Schätzungen nicht in Stein gemeißelt sind und sich im Laufe des Projekts weiterentwickeln können. Wenn der gewählte Vertragstyp Time and Material (T&M) ist, wird das Projekt in Phasen oder Iterationen unterteilt, sodass der Kunde die abgeschlossenen Arbeiten in jeder Phase überprüfen und Zahlungen basierend auf dem laufenden Fortschritt leisten kann.

Lassen Sie uns über reale Zahlen sprechen: Wie viel kostet ein E-Commerce-Projekt?

Bei der Auswahl eines Dienstleisters ist es wichtig, die Kostenaufschlüsselung zu verstehen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Gegenwert für Ihre Investition erhalten. Hier ist ein Überblick:

• Softwareentwicklungskosten (80%)
  Dies deckt die Planung, das Design, die Entwicklung und das Testen Ihrer Software ab. Die Stundensätze für Entwickler und Tester in Europa variieren stark und hängen von mehreren Faktoren ab, darunter Erfahrungsniveau, Technologie-Stack-Expertise und die spezifische Region.
• Projektmanagement (10%-15%)
  Diese Kosten decken die Koordination und Kommunikation mit Ihrem externen Team ab und stellen sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und auf die Ziele ausgerichtet ist.
• Infrastruktur und Tools (5%-10%)
  Das Team benötigt die richtigen Tools und Umgebungen, um effizient arbeiten zu können. Dies beinhaltet Kosten für Softwarelizenzen, Server und notwendige Abonnements, neben anderen Dingen.

Um Ihnen zu helfen, das benötigte Budget während der Entwicklung zu verstehen, finden Sie hier einige wichtige Dienstleistungen, die den Erfolg Ihres Projekts steigern können, zusammen mit ihren typischen Kosten.

• Event-Storming-Workshop
  Der kollaborative und interaktive Event-Storming-Workshop hilft dabei, die Projektanforderungen zu definieren und resultiert in einem detaillierten Fahrplan. Die Kosten für eine Event-Storming-Session liegen typischerweise zwischen 3.000 € und 5.000 €. Sie decken die Vorbereitung des Workshops, die Moderation und die Digitalisierung aller Anforderungen ab. Die endgültigen Kosten hängen jedoch stark von mehreren Faktoren ab: der Komplexität und dem Umfang des Projekts, der Teamgröße, der Anzahl der benötigten Tage und ob die Session persönlich oder virtuell stattfindet. Bei persönlichen Sessions fallen zusätzlich Reisekosten an. Bei größeren oder komplexeren Projekten können die Preise auf 10.000 € oder mehr ansteigen.

• Website-Performance-Audit und Umsetzung von Verbesserungen
  Ein Performance-Audit umfasst eine allgemeine Bewertung und eine eingehende Analyse verschiedener Aspekte einer Website: Funktionalität, Geschwindigkeit, Ladezeit, Bildoptimierungen, SEO, Benutzerfreundlichkeit und technische Details. Ziel ist es, den Branchenstandards gerecht zu werden. Die identifizierten Verbesserungen werden priorisiert - kritisch, wichtig, gering oder Idee - gefolgt von der Umsetzung der kritischsten Punkte. Dieser Service kann ungefähr zwischen 5.000 € und 15.000 € kosten.

• Migration zu einer anderen E-Commerce-Plattform
  Nehmen wir als Beispiel die Migration eines Shops von Shopware 5 auf Shopware 6. Sie beinhaltet eine Reihe von Aufgaben: von der Aktualisierung der Kernfunktionalitäten bis hin zur Sicherstellung einer reibungslosen Übertragung von Daten und Integrationen - ohne zusätzliche Funktionen. Für ein solches Projekt liegen die Kosten im Allgemeinen zwischen 18.000 € und 22.000 € pro Monat als Budgetobergrenze, basierend auf einem Time & Materials (T&M) Zahlungsmodell. Im T&M-Modell spiegelt die Abrechnung die tatsächlich aufgewendete Zeit pro Monat wider. So entsteht Flexibilität für eventuelle Anpassungen, die im Laufe des Projekts erforderlich sein könnten.

Das in diesem Budget enthaltene Team besteht aus einem Senior Full-Stack-Entwickler und einem Mid-Level Full-Stack-Entwickler, die beide über Fähigkeiten in der Front-End- und Back-End-Entwicklung verfügen (100% Beteiligung). Hinzu kommen ein Intermediate-Projektmanager (10% Beteiligung) und ein Software-Architekt (15% Beteiligung). Der Software-Architekt stellt sicher, dass die technische Architektur der Plattform den Best Practices entspricht und für Leistung, Sicherheit und Skalierbarkeit optimiert ist.
Workshops wie Event-Storming, Projektumfang und Prioritätensetzung spielen eine entscheidende Rolle bei der Schätzung der Gesamtkosten. Sie helfen dabei, den Umfang zu verstehen, Anforderungen zu definieren, die Abstimmung zwischen den Stakeholdern sicherzustellen und eine genauere Budgetschätzung zu erstellen.

Tipps für ein effektives Management Ihres Softwareprojektbudgets

Das Management eines Softwareprojektbudgets kann eine Herausforderung sein. Mit dem richtigen Ansatz ist es jedoch möglich, im Rahmen des Budgets zu bleiben und gleichzeitig ein qualitativ hochwertiges Produkt zu liefern. Hier sind einige wichtige Themen, auf die sich Kunden und Dienstleister konzentrieren sollten, um die Kosten unter Kontrolle zu halten und ihre - Projektbudgets zu optimieren:

• Stellen Sie sicher, dass das Projekt einen dedizierten Eigentümer hat: Ein Produktverantwortlicher (PO) ist von entscheidender Bedeutung. Er bewertet alle Projektanfragen, filtert und priorisiert sie. Der PO stellt sicher, dass nur die wesentlichen Funktionen entwickelt werden - das spart Hunderte von Stunden Entwicklerarbeit.

• Planung und Festlegung des Projektumfangs: Klären Sie den Projektumfang und die Anforderungen mit dem Produktverantwortlichen, bevor die Arbeit beginnt. Eine klare Planung verhindert unerwartete Änderungen und Budgetüberschreitungen während der Entwicklung. Die Projektanforderungen werden nach ihrem Mehrwert eingestuft. Bei Budgetbeschränkungen ist es richtig, die wesentlichen Funktionen zu priorisieren und weniger kritische zu verschieben oder zu entfernen.

• Nutzen Sie agile Methoden für Flexibilität
  Agile Methoden wie Scrum oder Kanban helfen bei der Verwaltung von Projekten in Iterationen. Diese Flexibilität ermöglicht es, Prioritäten im Laufe des Projekts anzupassen und schnell auf unvorhergesehene Umstände zu reagieren. So holen Sie das Beste aus dem Budget heraus.

• Schätztechniken
  Die Aufschlüsselung von Projektfunktionen und die Verwendung von Schätzmethoden wie der Drei-Punkte-Schätzung (PERT) helfen bei der Prognose der Kosten. Dies gibt den Stakeholdern eine realistische Sicht auf das Budget.

• Kostenrückstellung
  Ungeplante Ausgaben sind bei Softwareprojekten üblich. Legen Sie 20% des Budgets als Rückstellung für Risiken oder unerwartete Kosten zurück. Eine Reserve ermöglicht es Ihnen, unvorhergesehene Probleme zu bewältigen, ohne das gesamte Projekt zu gefährden.

• Risikomanagement
  Im Bereich der Softwareentwicklung bedeutet Risikomanagement, sich auf Dinge wie unerwartete Änderungen, Verzögerungen oder technische Herausforderungen vorzubereiten. Es geht darum, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, zu planen, wie man mit ihnen umgeht, und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu vermeiden. Durch die proaktive Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken können Projekte auf Kurs bleiben, zusätzliche Kosten vermeiden und reibungsloser ablaufen.

• Implementieren Sie eine Änderungskontrolle
  Änderungen am Projekt sollten immer einer Bewertung unterzogen werden. Bewerten Sie jede Änderung hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf das Budget, bevor Sie sie genehmigen. Dadurch bleibt das Projekt fokussiert und verhindert, dass die Kosten mit jeder kleinen Änderung steigen.

• Verfolgen Sie die Kosten in Echtzeit
  Überwachen Sie die Ausgaben kontinuierlich. Die regelmäßige Überprüfung von Kostenberichten hilft dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. So können Sie schnelle Anpassungen vornehmen, um im Budget zu bleiben.

• Pflegen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern
  Planen Sie regelmäßige Besprechungen mit den Stakeholdern, um das Budget und den Fortschritt des Projekts zu diskutieren. Wenn alle über Änderungen oder Kostenanpassungen informiert sind, werden Missverständnisse reduziert und die Ausrichtung sichergestellt.

Fazit

Das Engagement für Budgettransparenz und die Bereitstellung von Mehrwert sind entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und den langfristigen Erfolg von Softwareprojekten. Eine klare, offene Kommunikation über die Kosten in Verbindung mit einer realistischen und detaillierten Budgetierung hilft den Kunden, während des gesamten Projektlebenszyklus informiert zu bleiben. Bei Kiwee legen wir Wert auf diesen Ansatz: Wir stellen transparente Kostenaufschlüsselungen bereit und arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen. So stellen wir sicher, dass jedes Projekt im Rahmen des vorgegebenen Budgets einen maximalen Mehrwert bietet.