Einblick in Softwareentwicklungskosten: Budgetierung im Projektmanagement

Effizientes Kostenmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für E-Commerce-Projekte im heutigen, stark umkämpften Markt. Viele Menschen glauben, dass ein höherer Preis automatisch bessere Qualität bedeutet – doch das stimmt nicht immer.
Wenn Sie Unternehmer, CEO oder Product Owner sind, wissen Sie, wie essenziell eine durchdachte Budgetierung bei der Entwicklung neuer Software ist. Die Kosten können schnell außer Kontrolle geraten und sowohl den Projekterfolg als auch die finanzielle Stabilität gefährden. Kostenmanagement bedeutet jedoch nicht nur, Ausgaben zu senken. Es geht vor allem darum, durch strategische Planung den Return on Investment (ROI) zu maximieren.
Eine allgemeingültige Lösung für die Softwarebudgetierung gibt es zwar nicht, doch Kiwee hat in über 13 Jahren bewährte Strategien für das Kostenmanagement entwickelt, die Kunden Struktur und Transparenz bieten.

Häufige Fallstricke bei Softwareentwicklungsbudgets

Bei der Entwicklung eines E-Commerce-Projekts ergeben sich zahlreiche Herausforderungen, darunter:

• Budgetüberschreitungen – Die tatsächlichen Kosten übersteigen die ursprünglichen Schätzungen, etwa durch Scope Creep oder unzureichende Planung.
• Unerwartete Ausgaben – Infrastruktur-Upgrades und nicht vorhersehbare technische Anforderungen treiben die Kosten in die Höhe.
• Ineffiziente Zeiteinteilung – Mangelhafte Ressourcenverwaltung führt zu verschwendeten Entwicklerstunden.
• Mangelnde Kommunikation – Fehlende Abstimmung mit Stakeholdern verursacht teure Überarbeitungen.
• Vernachlässigtes Risikomanagement – Nicht identifizierte Risiken können sich zu kostspieligen Problemen entwickeln.
• Unterschätzte Wartungskosten – Die langfristige Wartung wird oft zu gering angesetzt, was nach dem Launch zu finanziellen Belastungen führt.
  Obwohl diese Herausforderungen häufig auftreten, lassen sie sich durch strukturierte Planung, klare Kommunikation und einen flexiblen Budgetierungsprozess deutlich minimieren.

Wie Kiwee smarte Budgetierung und Preisgestaltung für Softwareprojekte umsetzt

Viele unserer Kundinnen und Kunden kommen mit einer übergeordneten Vision für ihr Produkt zu uns, verfügen jedoch nicht über detaillierte Spezifikationen. Das ist vollkommen nachvollziehbar – Unternehmen konzentrieren sich oft auf das große Ganze und legen nicht immer jede technische Einzelheit fest. Ohne klar definierte Anforderungen wird es jedoch schwierig, eine präzise Kostenschätzung abzugeben.

Schritt 1: Erstgespräche (Discovery Calls)

In dieser Anfangsphase besprechen wir die Ziele des Projekts und die erwartete Komplexität. Für eine erste Grobschätzung nutzen wir die Analogiemethode: Anhand historischer Daten ähnlicher Projekte schätzen wir Dauer, Kosten und Ressourcen. So erhalten Kundinnen und Kunden einen ersten Budgetrahmen, der ihnen hilft, die Machbarkeit einzuschätzen, bevor sie sich auf eine detaillierte Analyse einlassen.
Für diese Phase fallen keine Kosten an.

Schritt 2: Analyse and Planung

Bei komplexen oder groß angelegten Projekten verfeinern wir die Schätzung durch eine vertiefte Analyse mit folgenden Methoden:

• Event Storming
  Ein äußerst visueller und interaktiver Workshop, der Teams unterstützt, Projektanforderungen zu definieren, indem Arbeitsabläufe, Abhängigkeiten und Herausforderungen abgebildet werden.

• Feature-Priorisierung mit der MoSCoW Methode:
  Must-have – Unverzichtbare Funktionen
  Should-have – Wichtige, aber nicht kritische Funktionen
  Could-have – Wünschenswerte, aber nicht notwendige Funktionen
  Won’t-have – Funktionen, die nicht zum Umfang gehören

• Zeit- und Kostenabschätzung – mit der PERT-Methode (Program Evaluation and Review Technique) realistische Zeitpläne und Budgets berechnen
  Sobald der Projektumfang klar definiert ist, nutzen wir PERT, um Zeit- und Ressourcenbedarf zu schätzen. Diese Methode liefert einen gewichteten Mittelwert aus drei Zeitannahmen:

  1. Optimistisch (O) – Best-Case-Szenario
  2. Am wahrscheinlichsten (M) – Realistische Schätzung
  3. Pessimistisch (P) – Worst-Case-Szenario
     So können wir einen realistischen Zeitplan und ein Budget erstellen und zugleich potenzielle Risiken sowie Chancen identifizieren.

• Projekt Roadmap – Ein visueller Zeitplan, der Ziele mit Entwicklungsphasen abgleicht
  Im nächsten Schritt erstellen wir eine Roadmap, die Projektziele und Entwicklungsphasen visuell miteinander verknüpft. Das sorgt für Transparenz zwischen Kundschaft und Entwicklungsteam.

Schritt 3: Das passende Abrechnungsmodell wählen

Kiwee wählt gemeinsam mit der Kundschaft ein Abrechnungsmodell aus – abhängig von Projektkomplexität, Risikofaktoren und gewünschtem Grad der Beteiligung:

• Festpreis Modell – Am besten geeignet für Projekte mit klar definierten Anforderungen. Budget und Umfang bleiben stabil, der Aufwand für die Kundschaft während der Entwicklung ist minimal.
• Time and Materials Modell – Ideal für Projekte mit sich entwickelnden Anforderungen, die Flexibilität erfordern. Die Kundschaft erhält Teillieferungen und zahlt für tatsächlich geleistete Arbeit – volle Transparenz durch detaillierte Arbeitsprotokolle.

Schritt 4: Entwicklungsphase und Zahlungen

Sobald Projektumfang, Prioritäten und Kostenschätzung festgelegt sind, startet die Entwicklung auf Basis der vereinbarten Arbeit. Die Umsetzung erfolgt nach dem gewählten Abrechnungsmodell:

• Festpreis: Nach Abschluss der Planung erfolgt eine Anzahlung; der Restbetrag wird nach Lieferung der Arbeit gezahlt.
• Time and Materials Modell: Monatliche Abrechnung nach jeder Lieferung auf Basis detaillierter Arbeitsprotokolle.

Da die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden lauten: „Was kostet ein E-Commerce-Shop?“, „Was kostet ein Shop wie dieser?“ oder „Könnten Sie mir die Roadmap mit den Meilensteinen und Preisen pro Abschnitt geben?“, ist unser Prozess darauf ausgelegt, eine erste Schätzung von Zeit und Budget zu liefern. Diese Schätzungen werden im Projektverlauf – insbesondere bei T&M-Verträgen – in einzelnen Phasen präzisiert.

Klartext: Projektbudget-Beispiele von Kiwee

Bei der Auswahl eines Dienstleisters ist es wichtig, die Kostenaufschlüsselung zu verstehen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Gegenwert für Ihre Investition erhalten. Hier ist ein Überblick:

• Softwareentwicklungskosten (80%)
  Dies deckt die Planung, das Design, die Entwicklung und das Testen Ihrer Software ab. Die Stundensätze für Entwickler und Tester in Europa variieren stark und hängen von mehreren Faktoren ab, darunter Erfahrungsniveau, Technologie-Stack-Expertise und die spezifische Region.
• Projektmanagement (10%-15%)
  Diese Kosten decken die Koordination und Kommunikation mit Ihrem externen Team ab und stellen sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und auf die Ziele ausgerichtet ist.
• Infrastruktur und Tools (5%-10%)
  Das Team benötigt die richtigen Tools und Umgebungen, um effizient arbeiten zu können. Dies beinhaltet Kosten für Softwarelizenzen, Server und notwendige Abonnements, neben anderen Dingen.

Um Ihnen zu helfen, das benötigte Budget während der Entwicklung zu verstehen, finden Sie hier einige wichtige Dienstleistungen, die den Erfolg Ihres Projekts steigern können, zusammen mit ihren typischen Kosten.

• Event-Storming-Workshop
  Der kollaborative und interaktive Event-Storming-Workshop hilft dabei, die Projektanforderungen zu definieren und resultiert in einem detaillierten Fahrplan. Die Kosten für eine Event-Storming-Session liegen typischerweise zwischen 3.000 € und 5.000 €. Sie decken die Vorbereitung des Workshops, die Moderation und die Digitalisierung aller Anforderungen ab. Die endgültigen Kosten hängen jedoch stark von mehreren Faktoren ab: der Komplexität und dem Umfang des Projekts, der Teamgröße, der Anzahl der benötigten Tage und ob die Session persönlich oder virtuell stattfindet. Bei persönlichen Sessions fallen zusätzlich Reisekosten an. Bei größeren oder komplexeren Projekten können die Preise auf 10.000 € oder mehr ansteigen.

• Website-Performance-Audit und Umsetzung von Verbesserungen
  Ein Performance-Audit umfasst eine allgemeine Bewertung und eine eingehende Analyse verschiedener Aspekte einer Website: Funktionalität, Geschwindigkeit, Ladezeit, Bildoptimierungen, SEO, Benutzerfreundlichkeit und technische Details. Ziel ist es, den Branchenstandards gerecht zu werden. Die identifizierten Verbesserungen werden priorisiert - kritisch, wichtig, gering oder Idee - gefolgt von der Umsetzung der kritischsten Punkte. Dieser Service kann ungefähr zwischen 5.000 € und 15.000 € kosten.

• Migration zu einer anderen E-Commerce-Plattform
  Nehmen wir als Beispiel die Migration eines Shops von Shopware 5 auf Shopware 6. Sie beinhaltet eine Reihe von Aufgaben: von der Aktualisierung der Kernfunktionalitäten bis hin zur Sicherstellung einer reibungslosen Übertragung von Daten und Integrationen - ohne zusätzliche Funktionen. Für ein solches Projekt liegen die Kosten im Allgemeinen zwischen 18.000 € und 22.000 € pro Monat als Budgetobergrenze, basierend auf einem Time & Materials (T&M) Zahlungsmodell. Im T&M-Modell spiegelt die Abrechnung die tatsächlich aufgewendete Zeit pro Monat wider. So entsteht Flexibilität für eventuelle Anpassungen, die im Laufe des Projekts erforderlich sein könnten.

Das in diesem Budget enthaltene Team besteht aus einem Senior Full-Stack-Entwickler und einem Mid-Level Full-Stack-Entwickler, die beide über Fähigkeiten in der Front-End- und Back-End-Entwicklung verfügen (100% Beteiligung). Hinzu kommen ein Intermediate-Projektmanager (10% Beteiligung) und ein Software-Architekt (15% Beteiligung). Der Software-Architekt stellt sicher, dass die technische Architektur der Plattform den Best Practices entspricht und für Leistung, Sicherheit und Skalierbarkeit optimiert ist.
Workshops wie Event-Storming, Projektumfang und Prioritätensetzung spielen eine entscheidende Rolle bei der Schätzung der Gesamtkosten. Sie helfen dabei, den Umfang zu verstehen, Anforderungen zu definieren, die Abstimmung zwischen den Stakeholdern sicherzustellen und eine genauere Budgetschätzung zu erstellen.

9 strategische Schritte, um Ihr Softwareprojekt-Budget im Griff zu behalten

Das Management eines Softwareprojektbudgets kann eine Herausforderung sein. Mit dem richtigen Ansatz ist es jedoch möglich, im Rahmen des Budgets zu bleiben und gleichzeitig ein qualitativ hochwertiges Produkt zu liefern. Hier sind einige wichtige Themen, auf die sich Kunden und Dienstleister konzentrieren sollten, um die Kosten unter Kontrolle zu halten und ihre - Projektbudgets zu optimieren:

• Stellen Sie sicher, dass das Projekt einen dedizierten Eigentümer hat: Ein Produktverantwortlicher (PO) ist von entscheidender Bedeutung. Er bewertet alle Projektanfragen, filtert und priorisiert sie. Der PO stellt sicher, dass nur die wesentlichen Funktionen entwickelt werden - das spart Hunderte von Stunden Entwicklerarbeit.

• Planung und Festlegung des Projektumfangs: Klären Sie den Projektumfang und die Anforderungen mit dem Produktverantwortlichen, bevor die Arbeit beginnt. Eine klare Planung verhindert unerwartete Änderungen und Budgetüberschreitungen während der Entwicklung. Die Projektanforderungen werden nach ihrem Mehrwert eingestuft. Bei Budgetbeschränkungen ist es richtig, die wesentlichen Funktionen zu priorisieren und weniger kritische zu verschieben oder zu entfernen.

• Nutzen Sie agile Methoden für Flexibilität
  Agile Methoden wie Scrum oder Kanban helfen bei der Verwaltung von Projekten in Iterationen. Diese Flexibilität ermöglicht es, Prioritäten im Laufe des Projekts anzupassen und schnell auf unvorhergesehene Umstände zu reagieren. So holen Sie das Beste aus dem Budget heraus.

• Schätztechniken
  Die Aufschlüsselung von Projektfunktionen und die Verwendung von Schätzmethoden wie der Drei-Punkte-Schätzung (PERT) helfen bei der Prognose der Kosten. Dies gibt den Stakeholdern eine realistische Sicht auf das Budget.

• Kostenrückstellung
  Ungeplante Ausgaben sind bei Softwareprojekten üblich. Legen Sie 20% des Budgets als Rückstellung für Risiken oder unerwartete Kosten zurück. Eine Reserve ermöglicht es Ihnen, unvorhergesehene Probleme zu bewältigen, ohne das gesamte Projekt zu gefährden.

• Risikomanagement
  Im Bereich der Softwareentwicklung bedeutet Risikomanagement, sich auf Dinge wie unerwartete Änderungen, Verzögerungen oder technische Herausforderungen vorzubereiten. Es geht darum, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, zu planen, wie man mit ihnen umgeht, und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu vermeiden. Durch die proaktive Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken können Projekte auf Kurs bleiben, zusätzliche Kosten vermeiden und reibungsloser ablaufen.

• Implementieren Sie eine Änderungskontrolle
  Änderungen am Projekt sollten immer einer Bewertung unterzogen werden. Bewerten Sie jede Änderung hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf das Budget, bevor Sie sie genehmigen. Dadurch bleibt das Projekt fokussiert und verhindert, dass die Kosten mit jeder kleinen Änderung steigen.

• Verfolgen Sie die Kosten in Echtzeit
  Überwachen Sie die Ausgaben kontinuierlich. Die regelmäßige Überprüfung von Kostenberichten hilft dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. So können Sie schnelle Anpassungen vornehmen, um im Budget zu bleiben.

• Pflegen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern
  Planen Sie regelmäßige Besprechungen mit den Stakeholdern, um das Budget und den Fortschritt des Projekts zu diskutieren. Wenn alle über Änderungen oder Kostenanpassungen informiert sind, werden Missverständnisse reduziert und die Ausrichtung sichergestellt.

Fazit

Das Engagement für Budgettransparenz und die Bereitstellung von Mehrwert sind entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und den langfristigen Erfolg von Softwareprojekten. Eine klare, offene Kommunikation über die Kosten in Verbindung mit einer realistischen und detaillierten Budgetierung hilft den Kunden, während des gesamten Projektlebenszyklus informiert zu bleiben. Bei Kiwee legen wir Wert auf diesen Ansatz: Wir stellen transparente Kostenaufschlüsselungen bereit und arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen. So stellen wir sicher, dass jedes Projekt im Rahmen des vorgegebenen Budgets einen maximalen Mehrwert bietet.